Neem je deel aan het gesprek, dan mag je het opnemen. Afluisteren van een gesprek waar je zelf niet bij bent, is strafbaar. Gebruik je opnames zakelijk, dan verwerk je persoonsgegevens en gelden de regels van de AVG: een goede reden, transparantie naar je klant, en niet langer bewaren dan nodig.
Wij zijn geen juristen en dit is geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, leg die dan voor aan iemand met juridische kennis.
De hoofdregel: doe je zelf mee, dan mag je opnemen
In Nederland mag je een telefoongesprek opnemen zolang je zelf deelnemer bent van dat gesprek. Dat volgt uit artikel 139c van het Wetboek van Strafrecht. Strafbaar is daar het opnemen van telecommunicatie die niet voor jou bestemd is. Een gesprek dat je zelf voert, is wel voor jou bestemd. Datzelfde artikel maakt bovendien een uitzondering voor opnemen door of in opdracht van de houder van de aansluiting.
Voor gesprekken aan tafel geldt een ander artikel met dezelfde strekking. Artikel 139a verbiedt het opnemen van een gesprek in een woning of besloten ruimte door iemand die zelf geen deelnemer is en ook niet in opdracht van een deelnemer handelt. Ben je deelnemer, dan val je er dus buiten.
Artikel 139c laat het opnemen door de houder van de aansluiting toe "behoudens in geval van kennelijk misbruik". Een gesprek vastleggen om te weten wat er is afgesproken, is iets anders dan opnemen om iemand later in de problemen te brengen. Dat tweede blijft strafbaar.
Een gesprek met je energieleverancier, je aannemer of je klant mag je dus vastleggen voor jezelf. Veel mensen doen dat om afspraken later terug te kunnen lezen, precies waar het bij een mondelinge toezegging vaak misgaat. Een gesprek opnemen waar je zelf niet aan deelneemt, dus afluisteren, is wel strafbaar.
Moet je het melden?
Neem je op voor eigen gebruik, dan ben je meestal niet verplicht om te melden dat je opneemt. De privacywet speelt dan namelijk geen rol: artikel 2 van de AVG plaatst wat een particulier puur persoonlijk of huishoudelijk doet buiten de werkingssfeer van de wet. Zodra er een zakelijk randje aan zit, geldt de AVG onverkort.
Melden is hoe dan ook netjes en het voorkomt gedoe achteraf. Bedrijven die jou bellen doen het zelf ook, met die bekende zin over trainingsdoeleinden.
Zodra je de opname wilt delen of publiceren, ligt het anders. Iets vastleggen voor jezelf is echt iets anders dan het rondsturen. Daar gelden strengere regels voor.
Zakelijk opnemen: dan komt de AVG erbij
Gebruik je opnames voor je werk, bijvoorbeeld om gespreksverslagen te maken van klantgesprekken, dan verwerk je persoonsgegevens. De stem van je gesprekspartner en wat diegene zegt vallen onder de AVG. In de praktijk komt het neer op vier dingen.
Een goede reden
Je hebt een grondslag nodig. Artikel 6 van de AVG noemt er zes. Voor het vastleggen van klantgesprekken is dat in de praktijk meestal de uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang. Toestemming vragen hoeft dan niet, zolang je kunt uitleggen op welke grondslag je werkt.
Transparantie
Toestemming is meestal niet nodig, je klant informeren wel. Artikel 13 van de AVG schrijft voor dat je vertelt dat het gesprek wordt vastgelegd en waarom, op het moment dat je de gegevens verzamelt. Een zin aan het begin van het gesprek en een alinea in je privacyverklaring brengen je een heel eind.
Niet langer dan nodig
Je bewaart de gegevens zolang je ze nodig hebt en beveiligt ze fatsoenlijk. Daarna gaan ze weg. Dat heet opslagbeperking en staat in artikel 5 van de AVG.
Rechten van je klant
Je klant mag inzien wat je hebt vastgelegd (artikel 15 AVG), en in bepaalde gevallen vragen om verwijdering. Reken erop dat je een verslag ook echt moet kunnen laten zien.
Dat klinkt zwaarder dan het is. Voor de meeste professionals is het vastleggen van klantgesprekken juist onderdeel van goed werk: je dossier klopt en je klant kan altijd terugvragen wat er is afgesproken. Bel je voor sales, dan staat de praktische kant in telefoongesprek opnemen voor sales.
Hoe wij dit bij Ajora hebben opgelost
Wij hebben Ajora vanaf het begin gebouwd voor de Europese regels. Je transcripten zijn versleuteld met een sleutel die bij jouw account hoort, dus wij kunnen ze niet lezen. Op beveiliging staat precies hoe dat werkt, en de verwerkersovereenkomst kun je daar ook vinden.
Wil je gesprekken niet alleen vastleggen maar er meteen een bruikbare samenvatting van krijgen? Lees dan hoe je een telefoongesprek laat transcriberen.
Veelgestelde vragen over telefoongesprekken opnemen
Mag je een telefoongesprek opnemen zonder toestemming?
Ja, als je zelf aan het gesprek deelneemt. Artikel 139c van het Wetboek van Strafrecht verbiedt alleen het opnemen van gesprekken die niet voor jou bestemd zijn, dus toestemming van de ander is niet nodig. Neem je zakelijk op, dan moet je de ander wel laten weten dat je opneemt.
Is een telefoongesprek opnemen strafbaar?
Niet als je zelf deelnemer bent. Strafbaar is het afluisteren of opnemen van een gesprek waar je zelf niet aan deelneemt, en opnemen met de kennelijke bedoeling er misbruik van te maken.
Moet je melden dat je een gesprek opneemt?
Voor puur persoonlijk gebruik meestal niet. Gebruik je de opname zakelijk, dan geldt de AVG en moet je de ander vertellen dat het gesprek wordt vastgelegd en waarom.
Mag je een zakelijk telefoongesprek opnemen?
Ja, maar dan verwerk je persoonsgegevens en geldt de AVG. Je hebt een grondslag nodig, je informeert je gesprekspartner, je bewaart de gegevens niet langer dan nodig en je klant mag inzien wat je hebt vastgelegd.
Mag je een opgenomen telefoongesprek delen of publiceren?
Niet zomaar. Opnemen voor jezelf is iets anders dan de opname rondsturen of online zetten; daarvoor gelden strengere regels. Leg je situatie bij twijfel voor aan iemand met juridische kennis.
Telt een opgenomen telefoongesprek als bewijs?
Dat kan. In een civiele procedure mag bewijs met alle middelen worden geleverd, zo staat in artikel 152 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Hoe zwaar de opname weegt, bepaalt de rechter.
Bronnen
- Artikel 139a Wetboek van Strafrecht: gesprekken in een woning of besloten lokaalwetten.overheid.nl
- Artikel 139c Wetboek van Strafrecht: aftappen of opnemen van telecommunicatiewetten.overheid.nl
- Artikel 2 AVG: materieel toepassingsgebied en de uitzondering voor persoonlijk gebruikIntegrale AVG-tekst, privacy-regulation.eu
- Artikel 6 AVG: rechtmatigheid van de verwerkingIntegrale AVG-tekst, privacy-regulation.eu
- Artikel 13 AVG: informatieplicht bij het verzamelen van gegevensIntegrale AVG-tekst, privacy-regulation.eu
- Regels voor het opnemen van een telefoongesprek en het opvragen van de opnameACM ConsuWijzer
- Artikel 152 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering: bewijs door alle middelenwetten.overheid.nl