Telefoongesprek transcriberen: hoe je een gesprek omzet naar tekst

Wat betekent transcriberen?

Transcriberen betekent gesproken taal omzetten in geschreven tekst; een getranscribeerd telefoongesprek kun je woord voor woord teruglezen.

Die tekst heet een transcript. Bij een telefoongesprek luistert spraakherkenning mee en typt automatisch uit wie wat zegt. Wat je overhoudt is een verslag dat je kunt teruglezen, doorzoeken en delen.

Vroeger deed je dit handmatig, met de opname erbij en de pauzeknop in de aanslag. Tegenwoordig kan een telefoongesprek automatisch getranscribeerd worden, vaak samen met een korte samenvatting en de actiepunten uit het gesprek.

Waarom zou je een telefoongesprek transcriberen?

Een transcript van je telefoongesprek is in veel situaties waardevol:

• Je hoeft geen aantekeningen te maken tijdens het bellen en kunt je op het gesprek focussen.
• Je leest precies terug wat er is afgesproken, zonder ruis of onthouden uit je hoofd.
• Sales en klantcontact: snellere opvolging en niets valt tussen wal en schip.
• Juridische intakes, recruitmentgesprekken en adviesgesprekken vastleggen.
• Een gesprek delen met een collega die er niet bij was.

Hoe kun je een telefoongesprek transcriberen? Drie manieren

Is een telefoongesprek uitschrijven hetzelfde als transcriberen?

Ja. Uitschrijven, uittypen en transcriberen betekenen hetzelfde: je zet wat er gezegd is om in tekst. Transcriberen is het woord dat de tools gebruiken, uitschrijven is hoe de meeste mensen het noemen.

Het verschil zit in wat je daarna in handen hebt. Een uitgeschreven telefoongesprek is de letterlijke tekst, met wie wat zei. Een samenvatting is korter en zegt wat er besproken en afgesproken is. Voor een dossier wil je vaak het eerste, voor de opvolging het tweede. Ajora geeft je allebei.

Kun je een gesprek tegelijk opnemen en transcriberen?

Ja, als de dienst die transcribeert zelf in het gesprek zit. Dan is er geen losse opname die je daarna nog moet omzetten: opnemen en transcriberen gebeuren in dezelfde stap.

Met een losse opname-app zijn het twee stappen. Je neemt eerst op, zet het bestand over naar een transcriptietool en wacht op de tekst. Op een iPhone loop je al bij de eerste stap vast, want in Nederland kan de telefoon zelf geen gesprek opnemen. Hoe dat zit lees je in telefoongesprek opnemen op de iPhone; voor Android staat het in telefoongesprek opnemen op Android.

Bij Ajora blijft er van die opname niets liggen. De audio wordt na het uitschrijven verwijderd; wat je overhoudt is de tekst.

Hoe zet je een telefoongesprek om naar tekst?

Laat een dienst meebellen die het gesprek uitschrijft. Na het ophangen staat de tekst klaar, zonder dat je een opname hoeft te exporteren of te uploaden.

Heb je al een opname, dan kun je die achteraf laten omzetten naar tekst met een transcriptietool. Dat werkt, maar telefoonaudio is lastiger dan een opname van dichtbij: de klank is smaller en beide stemmen zitten op hetzelfde spoor. Let er bij het kiezen van een tool dus op of hij sprekers uit elkaar houdt en Nederlands goed verstaat.

Transcriberen op iPhone en Android

iOS heeft geen ingebouwde functie om telefoongesprekken automatisch te transcriberen, en op Android verschilt het per merk. De betrouwbaarste manier op beide is een dienst die meebelt in het gesprek, los van wat je toestel zelf kan.

Bij Ajora voeg je Ajora tijdens het gesprek toe, of je zet doorschakeling aan in de Ajora-app zodat het automatisch gaat zodra je belt. Hoe je Ajora aan een gesprek toevoegt lees je in de stap-voor-stap handleiding.

Telefoongesprek automatisch transcriberen met Ajora

Ajora luistert mee met je telefoongesprek en zet het automatisch om naar tekst. Na afloop krijg je een transcript plus een samenvatting met actiepunten en beslissingen in je inbox. Je regelt het in de Ajora-app; die staat in de App Store en in Google Play.

• Transcript, samenvatting en actiepunten van elk gesprek.
• De app is er voor iPhone en Android.
• EU-gehost en AVG-conform: je transcripties staan op servers in de EU.
• Alles terug te vinden en doorzoekbaar in je account.

Wil je het helemaal handsfree? Zet dan doorschakeling aan in de Ajora-app, dan wordt elk gesprek automatisch getranscribeerd.

Mag je een telefoongesprek transcriberen?

In Nederland mag je een telefoongesprek opnemen en transcriberen zolang je er zelf aan deelneemt. Het is netjes en juridisch het veiligst om de andere persoon vooraf te informeren dat je het gesprek vastlegt.

Voor zakelijk gebruik en het delen van transcripties gelden aanvullende AVG-regels: verwerk gegevens zorgvuldig en bewaar niet meer dan nodig. Ajora is met privacy als uitgangspunt gebouwd, EU-gehost en AVG-conform. Lees meer op de beveiligingspagina.

Waar let je op bij het kiezen van een transcriptiedienst?

• Nauwkeurigheid en sprekersherkenning: wie zegt wat.
• Ondersteunde talen, zoals Nederlands en Engels.
• Privacy: waar staat je data en is het EU-gehost en AVG-conform?
• Werkt het live tijdens het gesprek, of alleen achteraf via een upload?
• Krijg je alleen een transcript, of ook een samenvatting met actiepunten?
• Prijs, en wat er gebeurt als het je toch niet bevalt.

Wil je je telefoongesprekken automatisch laten transcriberen en samenvatten? Maak een account aan, of bekijk eerst de veelgestelde vragen. Vragen? Mail support@ajora.io.

Terug naar alle artikelen