Gespreksverslag maken met AI: van gesprek naar verslag zonder typen

Kun je een gespreksverslag laten maken door AI?

Ja. AI maakt van een uitgeschreven gesprek een verslag met de afspraken en de actiepunten. Het gesprek moet daarvoor eerst als tekst bestaan, en bij een telefoongesprek is dat het lastige deel.

Een gespreksverslag met AI bestaat uit twee stappen. Eerst wordt het gesprek vastgelegd en uitgeschreven tot een transcript. Daarna vat een taalmodel dat transcript samen. De tweede stap kan elk taalmodel, van ChatGPT tot Copilot. De eerste stap bepaalt of het in de praktijk werkt.

Aan tafel of in een videovergadering is dat vastleggen snel geregeld. Aan de telefoon luistert er niets vanzelf mee, en daar gaat de rest van dit stuk over.

Wat staat er in een goed gespreksverslag?

De afspraken en wie wat gaat doen, met een korte samenvatting van wat er is besproken. Een goed verslag is veel korter dan het gesprek, zodat je het weken later in een halve minuut terugleest.

Hoe maak je een gespreksverslag met AI?

Er zijn drie routes: zelf opnemen en de tekst in ChatGPT of Copilot plakken, een AI-notulist voor online vergaderingen, of een dienst die meebelt op de telefoonlijn. Welke werkt, hangt af van waar het gesprek plaatsvindt.

Zelf opnemen en in ChatGPT of Copilot plakken

Deze route kun je vandaag al lopen. Je neemt het gesprek op, zet de opname om naar tekst en plakt die tekst in ChatGPT of Copilot met de vraag er een gespreksverslag van te maken. Wat er goed aan is: je hebt de tools waarschijnlijk al, en met je vraag bepaal je zelf hoe het verslag eruitziet. Voor een gesprek aan tafel werkt het prima, want daar neemt de dictafoon van je telefoon beide kanten op.

Bij bellen loopt het vast op de eerste stap. De Telefoon-app van de iPhone heeft in Nederland geen opnameknop, omdat Apple gespreksopname niet in de Europese Unie levert. Een dictafoon-app helpt ook niet: iOS geeft apps geen toegang tot de audio van een lopend gesprek, dus je hoort jezelf terug en de ander niet of nauwelijks. Hoe dat zit, staat in telefoongesprek opnemen op je iPhone. Op Android hangt het af van merk en model.

Lukt het opnemen wel, dan blijven er per gesprek vier handelingen over: opnemen, exporteren, uitschrijven en plakken. Bij een enkel gesprek is dat te doen. Bij tien gesprekken op een dag komt het er niet van. Hoe het uitschrijven werkt, lees je in een telefoongesprek transcriberen.

Een AI-notulist voor online vergaderingen

Otter en Fireflies zijn hier bekende namen. Ze leggen vergaderingen in Zoom, Google Meet en Microsoft Teams vast en maken er een verslag van. Copilot doet dat binnen Teams. Vergader je vooral online, dan ben je met een van deze tools beter af dan met Ajora. Ajora doet geen videovergaderingen.

Bij bellen ligt het anders. Een gesprek op je mobiele nummer heeft geen vergaderlink waar een notulist bij kan aanschuiven. Er zijn uitzonderingen. Fireflies koppelt met belplatforms als Aircall en RingCentral, en Copilot werkt bij gesprekken die via Teams Phone lopen. Je moet dan wel via dat platform bellen. Granola heeft in zijn iPhone-app een functie voor telefoongesprekken, waarbij je uitbelt vanuit de Granola-app. Inkomende gesprekken en Android ondersteunt die functie volgens hun eigen documentatie niet.

Een dienst die meebelt op de lijn

Een dienst die meebelt, zit als extra deelnemer in het gesprek. Je telefoon hoeft daarvoor niets op te nemen, dus het werkt op iPhone en Android op dezelfde manier. Zo werkt Ajora. Na het ophangen hoef je niets te exporteren of te plakken. Daar staat tegenover dat je tekst krijgt en geen geluidsbestand.

Hoe krijg je een gespreksverslag van een telefoongesprek?

Door een dienst te laten meebellen. Ajora zit als deelnemer op de lijn, schrijft het gesprek uit en zet een paar minuten na het ophangen een debrief klaar met de samenvatting, de actiepunten en de besluiten.

Uitgaand bel je je klant vanuit de Ajora-app, zoals je anders met de bel-app van je telefoon zou doen. Voor inkomende gesprekken zet je doorschakelen eenmalig aan met een knop in de app. Tijdens het gesprek hoef je niets te doen. Een telefoongesprek notuleren terwijl je belt hoeft dus niet meer.

De debrief staat daarna in de app en in het dashboard, met de samenvatting, de actiepunten, de besluiten en het volledige transcript. De audio wordt na het uitschrijven verwijderd. Je leest een gesprek dus terug en luistert het niet terug.

Het verslag hoeft niet in Ajora te blijven staan. Werk je met Apollo, dan zet een kant-en-klare koppeling de samenvatting als belnotitie bij het juiste contact. Voor elk ander CRM stuurt Ajora de samenvatting, de actiepunten en de besluiten door via de API en webhooks, bijvoorbeeld met Zapier of Make ertussen. De koppelingen zitten in elk betaald abonnement. Tijdens de proefperiode zijn ze nog niet beschikbaar.

Mag je een gesprek laten uitschrijven door AI?

In Nederland mag je een gesprek vastleggen waar je zelf aan deelneemt. Doe je dat voor je werk, dan moet je de ander vertellen dat het gesprek wordt uitgeschreven.

Bij Ajora klinkt er geen piep of melding, dus dat zeg je zelf aan het begin van het gesprek. De volledige uitleg met de bronnen staat in mag je een telefoongesprek opnemen.

Wil je het met je eigen gesprekken proberen? Maak een account aan, installeer de app en bel een klant. Vragen? Mail [email protected].

Jort van Meenen

Een van de drie co-founders van Ajora. Jort focust zich binnen Ajora op User Experience en Growth.

Terug naar alle artikelen