Een salesgesprek opnemen kan met de opnameknop van je telefoon, een opname-app, een kastje of een belplatform. Die geven je een geluidsbestand dat je daarna nog moet uitwerken. Ajora belt automatisch mee op je mobiel en zet na het ophangen een samenvatting met actiepunten klaar, die je doorstuurt naar je CRM. In Nederland mag je een gesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt. Zakelijk moet je het de ander wel vertellen.
Waarom zou je salesgesprekken opnemen?
Omdat je anders kwijtraakt wat de klant letterlijk zei. Met een vastgelegd gesprek klopt je CRM, weet je wat je hebt beloofd en kan een collega of manager meelezen zonder dat je het hoeft na te vertellen.
In de praktijk gaat het bij sales om drie dingen. Ze hangen samen, maar het zijn drie verschillende redenen om een gesprek vast te leggen.
Je CRM bijwerken zonder te typen
Na een belblok van twintig gesprekken schrijf je er een paar goed uit en de rest in drie woorden. Een week later weet niemand meer wat "terugbellen, interesse" betekende. Ligt het gesprek vast, dan staat er een volledige belnotitie zonder dat jij hem hebt getypt.
Opvolgen op wat er echt is gezegd
De prijs die de klant noemde, de naam van de collega die mee moet beslissen, de datum waarop het budget vrijkomt. Dat zijn de details waar een deal op draait en die je uit je hoofd net verkeerd onthoudt.
Leren van je eigen gesprekken
Een gesprek teruglezen laat zien waar je de klant kwijtraakte of welke vraag je niet stelde. Voor een salesmanager is het de enige manier om te coachen op wat er werkelijk gebeurt, in plaats van op hoe iemand het navertelt.
Hoe neem je een salesgesprek op met je telefoon?
Er zijn vijf manieren: de opnameknop van je telefoon, een opname-app, een opnamekastje, een belplatform met opname, of een dienst die meebelt op de lijn. Ze verschillen in hoeveel je zelf moet doen per gesprek en in wat je daarna terugkrijgt.
| Manier | Hoe het werkt | Wat je terugkrijgt | Waar het in sales wringt |
|---|---|---|---|
| Opnameknop van je telefoon | Een knop in het belscherm, als je toestel die heeft. | Een geluidsbestand. | Op de iPhone is hij er in Nederland niet. Op Android hangt het af van merk en model, en je start hem per gesprek zelf. |
| Opname-app, zoals TapeACall | Je voegt tijdens het gesprek een opnamelijn toe. | Een opname, soms met transcript. | Een handeling per gesprek, en het hangt af van wat je provider toestaat. |
| Opnamekastje, zoals Plaud of Pocket | Een kastje op de achterkant van je telefoon. | Een opname met transcript. | Per gesprek op opnemen drukken, en bellen met oordopjes kan niet. |
| Belplatform met opname | Je team belt via een aparte bel-app of softphone van het platform. | Een opname in dat platform. | Iedereen moet anders gaan bellen. Dat past bij een binnendienst achter een laptop, minder bij wie onderweg met zijn mobiel belt. |
| Ajora | Ajora belt mee op de lijn: uitgaand bel je via de app, inkomend loopt via doorschakelen. | Een transcript, een samenvatting en actiepunten. Geen geluidsbestand. | Je kunt het gesprek niet terugluisteren, alleen teruglezen. |
Per toestel staat het uitgebreider in telefoongesprek opnemen op je iPhone en op je Android. De vergelijkingen met TapeACall en met Plaud en Pocket hebben elk een eigen artikel. Gebruik je voor je videovergaderingen al een notulist? Wat die met een telefoongesprek kan, staat in Granola, Otter en Fireflies bij telefoongesprekken.
Heb je de opname nodig, of het verslag?
In sales bijna altijd het verslag. Een geluidsbestand van twintig minuten luistert niemand terug, en in je CRM kun je er niets mee. Wat je nodig hebt is wat er is besproken, wat er is afgesproken en wat de volgende stap is.
Daarom werkt Ajora anders dan een opname-app. Het gesprek wordt uitgeschreven, en daarna wordt de audio verwijderd. Een paar minuten na het ophangen staat er in de app en in het dashboard een debrief klaar: een samenvatting, de actiepunten bovenaan en het volledige transcript eronder. Hoe dat uitschrijven werkt, lees je in een telefoongesprek laten transcriberen. Welke routes er zijn om van een gesprek een verslag te maken, staat in gespreksverslag maken met AI.
Dan is Ajora niet de juiste keuze. Wij bewaren geen audio. Heb je de opname zelf nodig, bijvoorbeeld om toon en tempo terug te horen in een training, kies dan een van de andere manieren uit de tabel.
Hoe komt een salesgesprek in je CRM?
Met een koppeling die de samenvatting na het gesprek doorstuurt. Bij Ajora gaat dat voor Apollo met een kant-en-klare koppeling, en voor elk ander CRM via webhooks of de API.
Apollo
De samenvatting komt als belnotitie bij het juiste contact te staan, gevonden via het telefoonnummer. Dat kan met een klik per gesprek of automatisch. Zo zet je het aan: Ajora koppelen aan Apollo.
HubSpot, Salesforce, Pipedrive en de rest
Hier is nog geen kant-en-klare koppeling voor. Het loopt via webhooks: zodra een debrief klaar is, stuurt Ajora de samenvatting, actiepunten en besluiten naar je eigen systeem, bijvoorbeeld met Zapier of Make ertussen. De uitleg staat in de API en webhooks.
De koppelingen zitten in elk betaald abonnement. Tijdens de proefperiode zijn ze nog niet beschikbaar.
Kun je opgenomen salesgesprekken gebruiken voor coaching?
Ja. Met het transcript ernaast bespreek je een gesprek op wat er letterlijk is gezegd. Dat kan met je manager, en ook met een AI-assistent die je eigen gesprekken mag lezen.
In het Teams-abonnement deel je een debrief binnen het team, zodat een manager kan meelezen zonder dat hij erbij was. Daarnaast is er de koppeling met Claude en ChatGPT. Die geeft de assistent leesrechten op jouw gesprekken, waarna je vragen kunt stellen als:
- "Welke bezwaren hoorde ik deze week het vaakst?"
- "Wat heb ik in mijn gesprek van vanmiddag toegezegd, en schrijf daar een opvolgmail bij."
- "Lees mijn laatste vijf gesprekken en zeg waar ik te lang aan het woord was."
De assistent ziet alleen je eigen gesprekken, ook binnen een team, en kan alleen lezen. Voor de laatste vraag heeft hij het transcript nodig, en dat gaat alleen mee als je het zelf aanzet.
Mag je een salesgesprek opnemen?
Ja. In Nederland mag je een telefoongesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt. Omdat je het voor je werk doet, geldt de AVG: je hebt een grondslag nodig en je moet de ander vertellen dat je het gesprek vastlegt.
Wij zijn geen juristen en dit is geen juridisch advies. Leg je eigen situatie voor aan iemand met juridische kennis, zeker als je ook met klanten buiten Nederland belt.
Het strafrecht verbiedt alleen het opnemen van gesprekken waar je zelf geen deelnemer van bent (artikel 139c Wetboek van Strafrecht). Een salesgesprek voer je zelf, dus dat verbod raakt je niet. De AVG komt erbij omdat de stem en de woorden van je gesprekspartner persoonsgegevens zijn. Dat geldt ook als je met iemand van een bedrijf belt.
Toestemming vragen hoeft meestal niet, zolang je een andere grondslag hebt. Bij het vastleggen van klantgesprekken is dat in de praktijk vaak een gerechtvaardigd belang of de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 AVG). Informeren is wel verplicht (artikel 13 AVG). Bij Ajora klinkt er geen piep of melding, dus dat doe je zelf. Een zin aan het begin is genoeg:
"Ik laat dit gesprek uitschrijven, zodat ik niets mis van wat we afspreken. Is dat goed?"
Zet er ook een alinea over in je privacyverklaring, en bewaar de verslagen niet langer dan je ze nodig hebt. De volledige uitleg met alle bronnen staat in mag je een telefoongesprek opnemen.
Zo begin je met Ajora
Maak een account op de website
Maak eerst een account aan op debrief.ajora.io/register om je proefperiode te starten: 7 dagen gratis met 60 belminuten, zonder betaalgegevens. Download daarna de Ajora-app in de App Store of Google Play en log in met dezelfde gegevens.
Zet doorschakelen aan
Dat doe je één keer, met een knop in de app. Daarna gaan inkomende gesprekken ook via Ajora. De stappen staan in doorschakeling instellen.
Bel je klant vanuit de Ajora-app
Je belt zoals je gewend bent, alleen vanuit de Ajora-app in plaats van je gewone bel-app. Tijdens het gesprek hoef je niets te doen.
Lees de debrief
Een paar minuten na het ophangen staat de samenvatting met actiepunten klaar, in de app en in het dashboard.
Individueel kost Ajora 19 euro per maand, of 15 euro per maand bij een jaarabonnement, met 600 belminuten per maand. Voor een salesteam is er Teams, vanaf drie gebruikers: 28 euro per gebruiker per maand, of 22 euro bij een jaarabonnement. Dat abonnement sluit je zelf af op de website, daar hoef je ons niet voor te bellen. Contact opnemen is alleen nodig als je Ajora voor een hele organisatie wilt, met eigen dataopslag of single sign-on: neem dan contact op.
Veelgestelde vragen over salesgesprekken opnemen
Hoort de klant dat het gesprek wordt opgenomen?
Nee, er klinkt geen piep of gesproken melding. Juist daarom moet je het zelf zeggen: bij zakelijk gebruik schrijft artikel 13 van de AVG voor dat je de ander informeert.
Bewaart Ajora de opname van mijn salesgesprek?
Nee. De audio wordt verwijderd nadat het gesprek is uitgeschreven. Je houdt het transcript, de samenvatting en de actiepunten, versleuteld opgeslagen op servers in Duitsland.
Werkt het ook als de klant mij belt?
Ja. Inkomende gesprekken lopen via doorschakelen naar je Ajora-nummer. Dat zet je één keer aan in de app.
Kan ik Ajora koppelen aan HubSpot of Salesforce?
Ja, via de API en webhooks. Een kant-en-klare koppeling zoals die voor Apollo is er voor deze systemen nog niet.
Moet mijn hele team overstappen op een ander telefoonsysteem?
Nee. Iedereen belt met de mobiel die hij al heeft. Het enige verschil is dat je uitgaand vanuit de Ajora-app belt en doorschakelen één keer aanzet.
Kan ik het eerst gratis proberen?
Ja. Een individueel account probeer je 7 dagen gratis met 60 belminuten, zonder betaalgegevens. De proefperiode is er voor individuele accounts. Een team sluit direct het Teams-abonnement af, met 14 dagen geld-terug-garantie na de eerste betaling.
Bronnen
- Artikel 139c Wetboek van Strafrecht: aftappen of opnemen van telecommunicatiewetten.overheid.nl
- Artikel 6 AVG: rechtmatigheid van de verwerkingIntegrale AVG-tekst, privacy-regulation.eu
- Artikel 13 AVG: informatieplicht bij het verzamelen van gegevensIntegrale AVG-tekst, privacy-regulation.eu
Een van de drie co-founders van Ajora. Jort focust zich binnen Ajora op User Experience en Growth.