Algemene voorwaarden

Ajora

• Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt: 20 april 2026
• Toepasselijk recht: Nederland · Bevoegde rechter: rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht

Deze algemene voorwaarden (de "Voorwaarden") zijn van toepassing op jouw gebruik van Ajora, een dienst voor gespreksintelligentie die wordt beheerd door DeepCase V.O.F., een Nederlandse vennootschap onder firma ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 97097012, gevestigd te Poortstraat 28, 3572 HJ Utrecht, Nederland ("Ajora", "wij", "ons"). Door een account aan te maken of de dienst te gebruiken, ga je ("je", "accounthouder") akkoord met deze Voorwaarden.

Als je deze Voorwaarden aangaat namens een onderneming of een andere rechtspersoon, verklaar je dat je bevoegd bent om die entiteit aan deze Voorwaarden te binden, en verwijst "je" naar die entiteit.

Deze Voorwaarden zijn bedoeld voor zakelijke gebruikers. Als je Ajora gebruikt als consument (een natuurlijke persoon die handelt buiten handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit), kunnen bepaalde beperkingen in deze Voorwaarden niet op jou van toepassing zijn, voor zover dwingend Nederlands consumentenrecht sterkere bescherming biedt.

1. De dienst

Ajora levert software voor gespreksintelligentie die telefoongesprekken opneemt, transcribeert en samenvat. Je krijgt toegang tot deze dienst door ons opnamenummer samen te voegen met een lopend telefoongesprek. Na het gesprek leveren wij een geschreven transcriptie en een door AI gegenereerde debrief (samenvatting, actiepunten, belangrijke beslissingen, sentimentbeoordeling) per e-mail en in het dashboard van je account.

Wij kunnen van tijd tot tijd functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wezenlijke beperkingen van de functionaliteit worden met een redelijke termijn aan accounthouders gecommuniceerd.

2. Accounts

Om Ajora te gebruiken moet je een account aanmaken met een geldig e-mailadres, een naam en een geverifieerd telefoonnummer. Je bent verantwoordelijk voor:

• Het vertrouwelijk houden van je inloggegevens.
• Alle activiteit die onder je account plaatsvindt.
• Ons zonder onnodige vertraging informeren via [email protected] als je ongeautoriseerde toegang vermoedt.

Je moet ten minste 18 jaar oud zijn om een account aan te maken. Een account per natuurlijke persoon of onderneming.

3. Toestemming voor opname (cruciaal)

Je bent zelf volledig verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetgeving inzake het opnemen van telefoongesprekken, waaronder het verkrijgen van de vereiste toestemming van alle partijen bij een gesprek voordat de opname wordt gestart. Wetgeving over opnames verschilt per rechtsgebied. In veel EU-lidstaten en andere landen is de toestemming van alle partijen bij een gesprek vereist voordat het mag worden opgenomen. In Nederland leggen artikel 139a van het Wetboek van Strafrecht en de Algemene verordening gegevensbescherming specifieke verplichtingen op. Door Ajora te gebruiken, verklaar en garandeer je dat je alle noodzakelijke toestemmingen en machtigingen hebt verkregen die op grond van toepasselijk recht vereist zijn voordat je een gesprek opneemt.

Ajora laat aan het begin van elke opnamesessie een automatische pieptoon horen als technisch signaal dat de opname is gestart. Dit signaal vervangt niet je verplichting om te voldoen aan het toepasselijke recht en vormt op zichzelf geen geldige toestemming namens de andere partijen bij het gesprek. Je moet alle andere partijen mondeling informeren dat het gesprek door Ajora wordt opgenomen en getranscribeerd voordat de opname begint, en je moet hun toestemming verkrijgen waar de wet dat vereist.

Je mag Ajora niet gebruiken om gesprekken op te nemen waarvoor je niet het wettelijke recht hebt om dat te doen.

Je stemt ermee in Ajora te vrijwaren, te verdedigen en schadeloos te stellen tegen alle aanspraken, schade, boetes, maatregelen van toezichthouders of kosten (waaronder redelijke juridische kosten) die voortvloeien uit het niet naleven door jou van de toepasselijke opnamewetgeving of uit het niet verkrijgen van de vereiste toestemmingen.

4. Nauwkeurigheid en vertrouwen op de output

Gesprekstranscripties en door AI gegenereerde samenvattingen worden automatisch geproduceerd door spraak-naar-tekstmodellen en taalmodellen. Ze kunnen fouten, omissies, onjuiste weergaven of onnauwkeurigheden bevatten, waaronder het onjuist toeschrijven van uitspraken, het weglaten van context of het verkeerd vaststellen van actiepunten.

Ajora geeft geen verklaringen of garanties over de nauwkeurigheid, de volledigheid of de geschiktheid voor een bepaald doel van transcripties, samenvattingen, actiepunten, beslissingen of sentimentbeoordelingen die door de dienst worden geproduceerd.

Je stemt ermee in dat je niet uitsluitend zult vertrouwen op de output van Ajora voor beslissingen op juridisch, financieel, medisch of regelgevend gebied of voor andere professionele beslissingen. Je bent verantwoordelijk voor het controleren van de informatie in een debrief voordat je daarop handelt.

5. Aanvaardbaar gebruik

Je mag Ajora niet gebruiken om:

• Gesprekken op te nemen zonder de wettelijke bevoegdheid daartoe of zonder de vereiste toestemmingen te verkrijgen.
• De dienst te gebruiken voor onwettige, frauduleuze, misleidende, intimiderende of schadelijke doeleinden.
• De dienst te reverse-engineeren, te decompileren, te disassembleren of te proberen de broncode ervan af te leiden, behalve voor zover dwingend recht dat toestaat.
• Technische, beveiligings- of toegangsmaatregelen die wij hebben getroffen te omzeilen.
• De dienst of de output ervan door te verkopen, in sublicentie te geven of te herdistribueren zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
• De dienst te gebruiken op een manier die een onredelijke belasting van onze infrastructuur veroorzaakt, waaronder geautomatiseerd scrapen of overmatige API-aanroepen.
• De dienst te gebruiken op een manier die in strijd is met toepasselijk recht.

Wij kunnen je toegang opschorten of beëindigen als wij redelijkerwijs vermoeden dat je dit artikel schendt.

6. Gegevensverwerking

Door Ajora te gebruiken, erken je dat:

• Gespreksaudio wordt verwerkt door onze externe transcriptieprovider voor de omzetting van spraak naar tekst.
• Gesprekstranscripties worden verwerkt door onze AI-provider (Amazon Web Services Bedrock) om samenvattingen te genereren.
• Andere subverwerkers ondersteunen e-mailbezorging, betalingen, hosting van de applicatie (Hetzner) en analyse.

Volledige details over de gegevensverwerking, de subverwerkers, de gegevenslocaties en de waarborgen voor doorgifte staan in ons Privacybeleid, dat deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

Voor gespreksinhoud treedt Ajora op als verwerker namens jou. Onze Verwerkersovereenkomst, beschikbaar op ajora.io/dpa, beheerst deze relatie en maakt door verwijzing deel uit van deze Voorwaarden.

7. Vergoedingen, abonnementen en betaling

Toegang tot Ajora vereist een betaald abonnement. Abonnementsvormen en actuele prijzen zijn gepubliceerd op ajora.io.

• Facturatie: Abonnementen worden vooraf maandelijks of jaarlijks gefactureerd, afhankelijk van het abonnement dat je kiest. De betaling wordt verwerkt door Mollie.
• Prijswijzigingen: Wij kunnen prijzen wijzigen met een kennisgeving per e-mail van ten minste 30 dagen. Prijswijzigingen gaan in aan het begin van de eerstvolgende factuurperiode na de kennisgeving.
• Opzegging: Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via het dashboard van je account. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode, waarna je account wordt teruggezet naar een lager niveau of wordt gesloten.
• Geld-terug-garantie: Binnen zeven dagen na je eerste betaling kun je je abonnement opzeggen en het volledige bedrag terugvragen. Stuur daarvoor een bericht naar [email protected]. Wij betalen terug via dezelfde betaalmethode, binnen veertien dagen na je verzoek.
• Restituties daarna: Na die zeven dagen worden abonnementsvergoedingen niet gerestitueerd, behalve waar dwingend consumentenrecht dat vereist of waar wij schriftelijk anders overeenkomen.
• Btw en belastingen: De prijzen op onze website zijn vermeld inclusief Nederlandse btw (op dit moment 21%). Zakelijke klanten in de EU met een geldig btw-nummer vallen onder de verleggingsregeling; voor hen wordt de btw op de factuur verlegd en betaal je het bedrag exclusief btw. Je bent verantwoordelijk voor andere belastingen die van toepassing zijn op je gebruik van de dienst.
• Achterstallige betalingen: Als een betaling wordt geweigerd of achterstallig is, kunnen wij je toegang opschorten nadat wij je een redelijke termijn hebben gegeven om het verzuim te herstellen.

8. Beperking van aansprakelijkheid (cruciaal)

Voor zover maximaal toegestaan op grond van toepasselijk recht:

De totale gezamenlijke aansprakelijkheid van Ajora jegens jou voor alle aanspraken die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden, de dienst of ons Privacybeleid bedraagt niet meer dan de totale vergoedingen die je in de drie (3) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de aanspraak heeft geleid aan Ajora hebt betaald. Als je geen vergoedingen hebt betaald, bedraagt onze gezamenlijke aansprakelijkheid niet meer dan honderd euro (EUR 100).

Ajora is niet aansprakelijk voor indirecte schade, incidentele schade, gevolgschade, bijzondere schade of punitieve schade, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, omzetverlies, bedrijfsschade, verlies van gegevens, reputatieschade of gemiste kansen, ook niet als wij zijn gewezen op de mogelijkheid van dergelijke schade.

Niets in deze Voorwaarden beperkt of sluit aansprakelijkheid uit die op grond van toepasselijk recht niet kan worden beperkt of uitgesloten, waaronder aansprakelijkheid voor opzet of grove nalatigheid, voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, of voor fraude.

9. Intellectuele eigendom

Wij behouden alle rechten, aanspraken en belangen met betrekking tot de dienst, de software, de handelsmerken en de documentatie van Ajora. Deze Voorwaarden verlenen je een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie om de dienst tijdens de looptijd van je abonnement te gebruiken voor je interne bedrijfsdoeleinden.

Je behoudt alle rechten op je gespreksinhoud en op de transcripties en samenvattingen die uit je gesprekken worden gegenereerd. Je verleent ons een beperkte licentie om die inhoud uitsluitend te verwerken om de dienst aan je te leveren, zoals beschreven in ons Privacybeleid en onze Verwerkersovereenkomst.

Je mag eigendomsvermeldingen in de dienst of de output ervan niet verwijderen of wijzigen.

10. Vertrouwelijkheid

Elke partij verbindt zich ertoe de niet-openbare informatie van de andere partij vertrouwelijk te houden en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van deze Voorwaarden. Deze verplichting blijft na beëindiging twee (2) jaar van kracht.

11. Beschikbaarheid van de dienst

Wij streven ernaar de dienst beschikbaar te houden, maar wij garanderen geen ononderbroken toegang. Wij kunnen de dienst offline halen voor gepland onderhoud (met een redelijke kennisgeving) of voor spoedonderhoud (zonder kennisgeving). Wij zijn niet aansprakelijk voor downtime, vertragingen of storingen die worden veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke controle, waaronder storingen bij onze subverwerkers (Twilio, ElevenLabs, AWS), storingen in telecommunicatie of gevallen van overmacht.

12. Beëindiging

• Door jou: Je kunt je account op elk moment beëindigen via je dashboard. De beëindiging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode.
• Door ons: Wij kunnen je account opschorten of beëindigen, met of zonder voorafgaande kennisgeving, als je:
  • Tekortschiet in de nakoming van deze Voorwaarden (waaronder het artikel over aanvaardbaar gebruik).
  • De abonnementsvergoedingen niet betaalt na een redelijke termijn om het verzuim te herstellen.
  • De dienst gebruikt op een manier die een wezenlijk juridisch, regelgevend of reputatierisico voor Ajora oplevert.
  • Onderwerp wordt van een insolventieprocedure of je bedrijfsactiviteiten staakt.
• Gevolgen van beëindiging: Bij beëindiging eindigt je toegang tot de dienst en worden je gegevens verwijderd zoals beschreven in het Privacybeleid §4. Bepalingen die naar hun aard de beëindiging overleven (waaronder de artikelen 3 vrijwaring, 4, 8, 9, 10, 13 en 14) blijven van kracht.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de daarin opgenomen regels van conflictenrecht. Het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is niet van toepassing.

Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden worden voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, Nederland, behoudens hoger beroep zoals voorzien in het Nederlandse recht.

Als je consument bent met woonplaats in de EU, behoud je het recht om een procedure aanhangig te maken bij de rechter van je woonplaats zoals voorzien in dwingend consumentenrecht, en kun je ook gebruikmaken van het Online Dispute Resolution-platform van de Europese Commissie op ec.europa.eu/consumers/odr.

14. Overige bepalingen

• Wijzigingen in deze Voorwaarden: Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 14 dagen voordat ze van kracht worden per e-mail gecommuniceerd. Als je de dienst na de ingangsdatum blijft gebruiken, aanvaard je daarmee de bijgewerkte Voorwaarden.
• Overdracht: Je mag deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij mogen deze Voorwaarden overdragen aan een gelieerde onderneming of in verband met een fusie, overname of verkoop van activa, met kennisgeving aan jou.
• Nietigheid van bepalingen: Als een bepaling van deze Voorwaarden niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
• Geen afstand van recht: Het niet afdwingen van een recht op grond van deze Voorwaarden betekent geen afstand van dat recht.
• Volledige overeenkomst: Deze Voorwaarden, het Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst vormen samen de volledige overeenkomst tussen jou en Ajora met betrekking tot de dienst en vervangen alle eerdere overeenkomsten.
• Taal: Deze Voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en het Engels. Bij verschillen tussen beide versies is de Nederlandse versie leidend.
• Kennisgevingen: Kennisgevingen aan jou worden verzonden naar het e-mailadres dat aan je account is gekoppeld. Kennisgevingen aan ons stuur je naar [email protected] of per post naar DeepCase V.O.F., Poortstraat 28, 3572 HJ Utrecht, Nederland.

15. Contact

• Algemene vragen: [email protected]
• Privacy- en gegevensverzoeken: [email protected]
• Postadres: DeepCase V.O.F., Poortstraat 28, 3572 HJ Utrecht, Nederland
• KvK: 97097012